چطور با فن بیان در جلسات کاری، ارتباطات موثری برقرار کنیم؟
فن بیان در جلسات کاری اهمیت ویژه‌ای دارد. با شناخت این فن میتوانید به موفقیت زیادی دست پیدا کنید. سخنرانی در جلسات کاری و اداری، کار سختی به‌نظر می‌رسد و به‌عنوان یکی از دغدغه‌های مهم مدیران و افراد موفق شناخته می‌شود. در جلسات موفق باید به صورت رسمی و تاثیرگذار سخنرانی کنید. به‌کارگیری مهارت فن بیان و سخنرانی به نحو احسن باعث می‌شود که به درجات بالاتری برسید و نسبت به سایر همکاران پیشرفت چشم‌گیری داشته باشید. این مهم حاصل نمی شود مگر با داشتن عزت نفس بالا که بسیار اهمیت دارد.
یکی از موارد لازم و ضروری در جلسات کاری، یادگیری مهارت صحبت است. افرادی که این مهارت را دارند، نسبت به سایر افراد باهوش‌تر و متخصص تر به‌نظر می‌رسند. این افراد، مورد اعتماد مدیران نیز قرار می‌گیرند. ابزاری که راه رشد افراد را در مسیر پیشرفت هموار می‌کند، یادگیری مهارت فن بیان در جلسات کاری است. عواملی نظیر نحوه صحبت صحیح و ارائه گزارش به صورت اصولی بر زندگی حرفه‌ای افراد تاثیر زیادی می‌گذارد و به‌کارگیری این مهارت باعث مدیریت جلسات به صورت موفق می‌شود. در این مقاله از سایت دکتر بیتا حسینی قصد داریم در مورد بهبود جلسات کاری و ارتباطات شغلی با شما صحبت کنیم.
اهمیت فن بیان در جلسات کاری
تقویت مهارت فن بیان در جلسات کاری باعث می‌شود که سایر افراد مشتاقانه به شما گوش کنند و در اصطلاح، مجذوب حرفای شما شوند. در جلسات اداری، ناگفته‌ها و تکنیک‌های مختلفی در زمینه فن بیان وجود دارد که لازم است آن‌ها را یاد بگیرید. در جلسات اداری که به‌عنوان یک محیط رسمی است، مهارت فن بیان جایگاه ویژه‌ای دارد. نحوه احوالپرسی شما و صحبت درباره موضوعات مختلف مهم هستند. بنابراین توصیه می‌شود که با انواع تکنیک‌های فن بیان در جلسات کاری آشنا شوید و آن‌ها را در جای درست خود به کار گیرید.
ترفند های فن بیان در ابتدای جلسات کاری
یکی از ترفندهای فن بیان در شروع جلسات کاری ، کسب اجازه و تشکر است. با توجه به نوع فرهنگ آن سازمان، سخنرانی خود را با کسب اجازه از مقام بالاتر شروع کرده و برای برگزاری جلسه، تشکر کنید. یخ‌شکنی از دیگر ترفندهای فن بیان در شروع سخنرانی به شمار می‌آید. سخنرانی خود را طوری شروع کنید که در همان ابتدا مخاطب با شما احساس راحتی کند. در این حالت فضای خشک و بی‌روح جلسه از بین می‌رود و تاثیر بیشتری بر روند جلسه می‌گذارد. شما میتوانید با ارائه یک داستان یا بیان یک خاطره، صحبت‌های خود را شروع کنید.
ترفندهای فن بیان در طول جلسات کاری
تکنیک‌های دیگری نیز وجود دارند که در طول علاوه بر فن بیان در جلسات کاری باید رعایت شوند. این ترفند‌ها شامل آمادگی برای حضور در جلسه، درگیر کردن مخاطب و خودداری از صحبت‌های طولانی است. در ادامه به تشریح ترفندهای فن بیان در طول جلسات کاری می‌پردازیم:
آمادگی برای حضور در جلسه: آمادگی برای حضور در جلسه از دیگر ترفندهای فن بیان در جلسات کاری به شمار می‌آید. قبل از شروع جلسه باید متن صحبت‌های خود را مرور کنید. در همین جهت، توصیه می‌شود که یک متن کاملی تهیه کنید که از شروع تا پایان صحبت‌های خود در آن نوشته شود. پیش از شروع جلسه، در مورد موضوع جلسه اطلاعات کافی به دست آورید و خود را برای پرسش‌های احتمالی آماده کنید.
درگیر کردن مخاطب: سوال پرسیدن از تکنیک‌های فن بیان در جلسات کاری به‌شمارمی‌آید که باعث تاثیر بیشتر سخنان شما در ذهن مخاطبان می‌شود. در طول سخنرانی خود، گاهی سوال‌هایی طرح کنید و نظر مخاطبان را در مورد موضوع خاص بپرسید. این امر باعث می‌شود که مخاطبان درگیر موضوع شوند و توجه و میزان یادگیری آن‌ها افزایش پیدا کند.
توجه به زبان بدن: اگر زبان بدن در جای مناسب خود و به‌درستی استفاده شود، باعث می‌شود که تاثیر سخنرانی افزایش پیدا کند. به این ترتیب، سخنان شما نیز جذاب‌تر خواهد شد. سعی کنید که با احساس خوب، سخنرانی کرده و با مخاطبان خود ارتباط چشمی برقرار کنید. با زبان بدن و حرکات دست و حالات چهره، جذابیت و تاثیر کلام خود را افزایش دهید. شما میتوانید برای اطلاعات بیشتر مقاله زبان بدن را مطالعه نمایید.
خودداری از صحبت‌های طولانی: طولانی صحبت کردن مدیر و یا کارکنان مجموعه، به‌عنوان یکی از معضلات جلسات کاری شناخته می‌شود. در اثر طولانی بودن صحبت‌ها، مخاطب دچار خستگی می‌شود و ارزش سخنرانی کاهش پیدا می‌کند. در جلسات کاری خود و با توجه به نوع و شرایط جلسه و موضوع، زمان را مدیریت کنید تا جلسات طولانی و موفق نشوند.
مناظره و جروبحث ممنوع: در جلسات کاری و سخنرانی‌های خود از هر گونه بحث و جدل و مناظره دوری کنید. جلسات موفق کاری، جای بحث‌های شما نیست. ممکن است در یک سخنرانی، افرادی عقیده ما را قبول نکنند. در این حالت توصیه می‌شود که در کمال آرامش، جریان گفت‌وگوی مخالف را به سمت یک گفت‌وگوی دوستانه بکشید و لبخند بزنید. توضیحات بیشتر پیرامون موضوع موردنظر را به بعد از جلسه موکول کنید. جروبحث و مناظره باعث بی‌ارزش‌شمردن و بی‌اعتنایی به وقت دیگران به شمار می‌آید.
بهبود جلسات کاری به کمک فناوری
یکی از کار‌های حیاتی در جلسات کاری ، سازمان‌دهی افکار و گفتن مطالب در طول جلسه است. استفاده از امکانات و ابزار هوشمند مربوط به جلسات می‌تواند ارتباطات را به شکل موثری در جلسات کاری سازمان دهد. داشتن نرم‌افزار‌هایی که از جلسات حضوری و آنلاین پشتیبانی می‌کنند، برای افرادی که در مکان‌ها و مناطق مختلف زمانی قرار دارند، بسیار مناسب است. به‌عنوان مثال، یک صفحه نمایش تعاملی برای ارتباطات شفاف‌‌تر مورد استفاده قرار می‌گیرد. این صفحه نمایش اطلاعات بصری و محتوای چند رسانه‌ای را فراهم می‌کند.
به وسیله یک مانیتور با کیفیت بالا، میتوانید از منزل نیز در جلسات کاری شرکت کنید. با استفاده از این مانیتور، جلسات کاری به راحتی از راه دور پشتیبانی می‌شود. مانیتورها با قابلیت ارگونومیک باعث می‌شود که به راحتی در منزل، جلسات کاری برای مخاطبان ارائه شود.
به حداقل رساندن حواس‌پرتی های غیرضروری: به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌های غیرضروری در جلسات کاری ، یکی از مهم‌ترین نکاتی به شمار می‌آید که باعث بهبود کیفیت ارتباطات می‌شود. مهم‌ترین نکته قبل از شروع سخنرانی این است که مطمئن شوید اتاق جلسه از آلودگی‌های صوتی و سروصدا‌های ناخواسته به دور است.
تلفن همراه و نوتیفیکیشن‌های آن از عوامل مهم حواس‌پرتی‌ها در حین جلسه به شمار می‌آید. این عوامل باید در طول جلسات کاری مدیریت شوند، بنابراین توصیه می‌شود که به صورت مودبانه از مخاطبان حاضر در جلسه درخواست کنید که موبایل خود را دور نگه دارید تا تمام توجه‌شان به جلسه معطوف شود.
جمع‌بندی مطالب در پایان سخنرانی: برای افزایش تاثیرگذاری سخنرانی، بهتر است مطالب را جمع‌بندی کنید و خلاصه‌ای از مطالب را مطرح نمایید. با یک نتیجه‌گیری کلی از صحبت‌های خود، سوءبرداشت‌ها را از سخنرانی خود دور کنید.
اهمیت برگزاری جلسات کاری
در یک سازمان یا اداره، برگزاری جلسات کاری اهمیت زیادی دارد. سخنرانی و فن بیان در این جلسات کاری، مهم‌ترین کاری است که باعث بهبود روابط در جلسه کاری می‌شود. بنابراین لازم است همواره ترفند‌ها و تکنیک‌های جلسات موفق را یاد بگیرید و از به‌روزترین روش‌ها و ابزار‌‌ها برای بهتر شدن جلسات خود استفاده کنید. شرکت در دوره‌ها و رویدادهای آنلاین در مورد آموزش ارتباطات شغلی به شما در مسیر برگزاری جلسات موفق کمک خواهد کرد. مدیریت جلسات خود را با تکنیک‌های گفته شده در این مقاله از سایت دکتر بیتا حسینی، به بهترین نحو انجام دهید. در صورتی که سوال یا نظری دارید در بخش دیدگاه‌ها مطرح کنید.
دیدگاهتان را بنویسید